Wenn Sie ein Unternehmen haben und es effizienter strukturieren möchten, sollten Sie sich mit Optimierungsmaßnahmen beschäftigen. Diese können zum Beispiel so aussehen, dass Abteilungen aufgelöst werden und Teams gebildet werden. Diese Maßnahmen haben sehr viele Vorteile. Eine ganz besondere Form der Optimierung ist die Umstellung auf digitale Prozesse. Digitale Prozesse müssen gesteuert werden. Dies kann mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems erfolgen. Ein Dokumentenmanagementsystem hat folgende Vorteile:
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
Eine Unternehmensberatung für Energiewirtschaft implementiert bei Ihnen ein Dokumentenmanagementsytem. Dieses System möchten Sie bei Ihnen einsetzen, weil Sie sich folgende Vorteile erhoffen:
- Es ist günstiger
- Es spart Zeit und Geld
- Die Kundenmitarbeiter finden Informationen viel schneller
- Es ist sicherer
- Es sind keine Regale mit Aktenschränken erforderlich.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem schaffen Sie ein neues und strukturiertes Umfeld. Wichtig ist, dass Sie sich richtig mit dem neuen System auseinandersetzen. Nur so können Sie es zielgerichtet einsetzen. Es ist möglich, dass Sie einen Unternehmensberater brauchen, der Ihnen bei der Implementierung hilft. In den meisten Fällen ist es aber so, dass Sie die Umstellung alleine bewältigen können.
Wie bekommen Sie ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem bekommen Sie im Handel oder online. Für gewöhnlich benutzen Sie eine Anwendung, welche Sie als Cloud-Lösung aus dem Internet bekommen. Sie können sich auch für eine “Self-Hosted” Version entscheiden. In diesem Fall installieren Sie sich das System auf Ihrem PC oder Laptop. Leider ist diese Vorgehensweise nicht immer zu empfehlen. Die Installation kostet sehr viel Zeit. Der Aufwand ist enorm. In den meisten Fällen ist eine “Self-Hosted” Version schwierig zu installieren. Sie müssen sich auch im Bereich IT sehr gut auskennen.
So ein Dokumentenmanagementsystem kostet nicht viel Geld. Am besten ist es, wenn Sie sich für die Cloud-Lösung entscheiden. Auf diese Weise können Sie die Kosten über mehrere Monate verteilen. Das ist wirtschaftlich sinnvoller für Ihr Unternehmen.
Wenn Sie das System heruntergeladen haben und einrichten, müssen Sie die wichtigsten Dokumente einscannen. Machen Sie das aber zunächst nur mit einigen Dokumenten. Leeren Sie Ihre Regale und Aktenordner schrittweise und schaffen Sie Platz für neue Strukturen. Dadurch arbeiten die Mitarbeiter konzentrierter und erhöhen Ihre Produktivität.
